KPI és SMART KPI – Hogyan mérd és érd el a valódi üzleti sikereket? 

A vállalkozások sikerének egyik kulcsa az, hogy tudjuk: jó irányba haladunk-e. A megérzésekre hagyatkozni veszélyes – az adatok, mérőszámok viszont kézzel fogható bizonyítékot adnak. (subjektív vs objektív)

Ebben segítenek a KPI-ok (Key Performance Indicators), azaz a kulcsfontosságú teljesítménymutatók. De mitől lesz egy KPI valóban hasznos? Hogyan lehet úgy meghatározni, hogy az támogassa a közös célt, és ne csak egy felesleges riport legyen? Miért fontos, hogy a KPI "SMART" módon legyen megfogalmazva? Erről szól ez a cikk. 

Fontos megérteni: a KPI nem a riport kedvéért készül, és nem adminisztratív teher. A cél az, hogy kiderüljön, miben tudunk segíteni az eredmények elérésében. Az ügyfél elégedettsége és az üzleti eredmény mindig előbbre való, mint a kimutatás maga.

A jó KPI jellemzői

Nem minden mérőszám jó KPI. Ahhoz, hogy egy mutató valóban értékes legyen:

• Kapcsolódjon közvetlenül a célhoz – ne mérjünk olyat, ami nem befolyásolja az eredményt vagy nem releváns. A felesleges riport demotiváló.

• Legyen mérhető – szubjektív érzések helyett konkrét adatokkal dolgozzunk.

• Legyen releváns – ne vesszünk el a részletekben, csak a fontos teljesítményt kövessük.

• Legyen rendszeresen ellenőrizve – heti, havi vagy negyedéves szinten.

Tapasztalat szerint egy személyre 3 jól megválasztott KPI bőven elegendő, ha azokat folyamatosan figyeljük és visszajelezzük. Az ellenőrzés és a visszajelzés is idő, energia.

2. Measurable – Mérhető
Olyan mutatót használjunk, ami számszerűsíthető.
Példa: „Javítani az ügyfélszolgálatot” helyett: „Az átlagos válaszidőt 2 órán belül tartani”.

3. Achievable – Megcselekedhető avagy megvalósítható
Legyen reális, az elérhető erőforrások figyelembevételével. Az első felülvizsgálatok  alkalmával ezt a legfontosabb szempont.

4. Relevant – Releváns
Kapcsolódjon a vállalat fő céljához, ne egy mellékes részterülethez.

5. Time-bound – Időhöz kötött
Legyen konkrét határidő a teljesítésre.

A SMART elv azért fontos, mert a célkitűzés közben kiderülhet, hogy egy mutató nem megcselekedhető, nem elég jól mérhető, túl nagy, vagy épp túl kicsi a cél. Ilyenkor módosítani kell rajta – a KPI nem kőbe vésett szabály.

KPI típusok – mit érdemes mérni?

A KPI lehet általános, ami szinte minden cégnél fontos, vagy egyénre szabott, ami egy adott szerepkörhöz vagy projekthez illeszkedik.

Gyakori általános KPI-ok:

• Ajánlati érték (nettó szerződéses ár, projektek szerint)

• Megrendelési állomány nagysága

• Ajánlati és megrendelési árszint (átlagos margin)

• Átlagos átfutási idők (ajánlat, kivitelezés, zárás)

• Esély százalék (nyerési valószínűség, versenykörnyezet)

Egyénre szabható KPI példák:

• Ügyfél-elégedettség (írásos visszajelzések, reklamációk aránya)

• Találati arány (lead → ajánlat → szerződés)

• Új ügyfelek száma

• Aktív ajánlatok és szerződések száma

• Átlagos megrendelési érték

• Követő projektek és pót munkák aránya

Nem csak számokról van szó – a szubjektív tényezők szerepe

Bár a KPI-ok alapvetően objektív mérőszámok, a vezetői és projektvezetői értékelésekben a szubjektív tényezőknek is van helye.
Ilyen például:

• Együttműködés

• Kommunikáció minősége

• Integritás

• Proaktivitás

• Önállóság

• Az elvégzett munka minősége

Ezeket nehéz számszerűsíteni, de a rendszeres one-to-one megbeszélések során értékes visszajelzést adhatnak.

Összegzés

A KPI-ok és a SMART célok nemcsak mérőszámok, hanem iránytűk az üzleti siker felé.
Ha jól vannak megválasztva, akkor:

• világos célt adnak,

• segítik a fejlődést,

• és biztosítják, hogy a csapat minden tagja egy irányba húzzon.
  
  

Ne feledd: kevés, de jól megválasztott KPI többet ér, mint tucatnyi értelmetlen mutató. És a legfontosabb – a KPI nem a papír kedvéért készül, hanem azért, hogy az ügyfél és a cég is elégedett legyen.

Hatékony hetet! 

Felhasznált források: 

Optiliser tudástár

https://blog.hubspot.com/marketing/choosing-kpis

https://blog.hubspot.com/marketing/smart-goal-examples

https://kiszervezettmarketing.hu/online-marketing/kpi-jelentese

https://bpdigital.hu/legfontosabb-kpi-mutatok